为了确保公司信息的安全与保密，维护企业的合法权益，特制定本《办公室机密档案管理制度》。该制度旨在规范公司内部机密档案的管理流程，明确责任分工，防范泄密风险，保障企业运营的顺利进行。

一、适用范围

本制度适用于公司所有部门及员工，涵盖各类涉及公司商业秘密、技术资料、财务数据等敏感信息的档案管理工作。

二、档案分类

根据档案的重要程度和保密级别，将其分为绝密级、机密级和普通级三类，并采取相应的保护措施。绝密级档案仅限特定人员接触；机密级档案需经过审批后方可查阅；普通级档案则按照常规程序管理。

三、档案保管

1. 机密档案应存放在专用保险柜中，由专人负责管理。

2. 档案室需保持良好的环境条件（如恒温恒湿），避免因外界因素导致档案损坏。

3. 定期检查档案状态，发现破损或遗失应及时上报并补救。

四、借阅流程

1. 借阅人须填写《档案借阅申请表》，经相关负责人批准后方可借阅。

2. 绝密级档案原则上不允许外借，确有需要时需报总经理审批。

3. 借阅期间，借阅人需妥善保管档案，不得擅自复印或传播。

五、安全防护

1. 所有接触机密档案的人员均需签署《保密协议书》，承诺履行保密义务。

2. 使用电子设备存储档案时，需设置强密码，并定期更换。

3. 离职员工需归还所有涉密材料，并签订《离职保密承诺函》。

六、违规处理

对于违反本制度的行为，公司将视情节轻重给予警告、罚款乃至解除劳动合同等处罚。构成犯罪的，将依法移交司法机关处理。

七、附则

本制度自发布之日起实施，最终解释权归公司所有。如有修改，将以最新版本为准。

通过严格执行上述规定，我们希望每一位员工都能认识到机密档案的重要性，共同为公司的信息安全筑起一道坚固防线。

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